Automatisering av regnskap og rutiner

Automatisering gir raskere prosessering av informasjon

Manuell håndtering av informasjon og data er blant de største tidstyvene for svært mange bedrifter. Driver du butikk hvor kassasystem og regnskapssystem ikke klarer å snakke sammen? Eller restaurant med mange deltidsarbeidere, der dere fører lister på papir over hvem som jobber når? Da er det både tid og penger å spare på å få hjelp med å gå over rutinene deres og investere i hensiktsmessig programvare som gir mulighet for automatisering. 

Automatisering av rutiner og regnskap gjør at daglige prosesser blir mer strømlinjeformet. Regnskapssystemet kan for eksempel integreres med moduler og applikasjoner for kassasystem, reiseregninger, timeregistrering og offentlige portaler. Nettbutikken kan kobles sammen med lagersystemet, slik at varer kan vises som utsolgt når dere ikke lenger har dem inne. Dermed vil dere forenkle interne prosesser, få raskere tilgang til oppdatert informasjon og eliminere risiko for feiltasting og dobbeltregistreringer. Med bedre datagrunnlag vil dere også kunne optimalisere kommunikasjon og informasjon som går ut til kundene deres. 

Et prosjekt som leder frem til skreddersydde løsninger

God kartlegging i forkant er et nøkkelord når prosesser skal automatiseres. Se på automatisering som et prosjekt, som begynner med forundersøkelser og behovskartlegging og strekker seg frem til programvaren er implementert. Med full oversikt over hva dere gjør i det daglige og hvor det er rom for optimalisering, kan vi med enkle grep kombinere systemer på en måte som er intuitiv og fleksibel for alle som skal ta dem i bruk.

Når din bedrift skal automatisere prosesser er det viktig å involvere aktører som forstår deres drift og behov, og kan sette dette opp mot mulighetene innenfor IT og programvare for økonomi. Vi har mye erfaring med å implementere smarte løsninger som krever minst mulig papir- og dobbeltarbeid for våre kunder. I tillegg har vi gode kontakter innen IT som bistår oss ved behov.

DigiVec – programvare tilpasset behov i drikkevarebransjen

Dagens programvareløsninger gir utallige muligheter, og mye kan tilpasses eller kombineres på ulike måter for å dekke selv helt spesielle behov. Samtidig vil det alltid være programvare som ikke er laget enda, og vi i Regnskapskollegiet engasjerer oss i programvareutvikling for å bidra til å skape løsninger som forenkler hverdagen til kundene våre.

Et eksempel på dette er DigiVec – en skreddersydd programvareløsning vi har utviklet i samarbeid med Vectura. DigiVec er et digitalt beslutnings- og analyseverktøy, med integrert regnskapsløsning, utviklet spesifikt for å dekke drikkevarebransjens behov for programvare. Dette er et godt eksempel på hva som er mulig når aktører fra ulike bransjer samarbeider. 

Les mer om DigiVec her og hva Palmer Group, som var pilotkunde i prosjektet, sier om programvaren her.

Automatisering eliminerer ikke kontrollbehovet – men kutter i timebruken

Vær imidlertid oppmerksom på at man ikke alltid kan stole blindt på informasjonen som kommer inn til regnskapssystemet, bare fordi den hentes inn automatisk. Selv med automatiserte prosesser burde dere for eksempel fortsatt se over og godkjenne at fakturaer stemmer og lønnsinformasjon er korrekt. Bedriften er også ansvarlig for at riktige tall og rapporter meldes inn til myndighetene gjennom året, slik at automatisering av regnskapet ikke eliminerer behovet for en regnskapsfører. Derimot vil antall timer dere bruker på innsamling av informasjon og som regnskapsføreren bruker på å føre deres regnskap kunne reduseres betraktelig. Det er det penger å spare på.

Vil du vite mer om hvordan din bedrift kan automatisere og forenkle rutinene sine? Kontakt oss gjerne for en hyggelig og uforpliktende samtale.