Velg riktig regnskapssystem for din bedrift

Derfor er riktig valg av regnskapssystem viktig

Å velge det regnskapssystemet som er riktig for deg, er med på å øke effektiviteten til din bedrift. Selv om de fleste klarer seg med et helt standard regnskapssystem, er det også mange bedrifter som forenkler interne prosesser ved å sørge for at regnskapssystemet deres har riktige tillegg og integrasjoner. På den andre siden skal du ikke betale mer enn nødvendig for et regnskapssystem, og et komplekst system vil naturligvis koste mer enn et standardsystem. Ved å få hjelp til å velge rett system, får du en løsning som kombinerer kostnader og nytte på best mulig måte. 

Samtidig vil vi absolutt understreke at et profesjonelt regnskapssystem er verdt pengene. Vi ser stadig at små bedrifter benytter seg av gratis systemer og tror at de skal spare penger. Du vil imidlertid aldri få et fullverdig regnskapssystem uten å betale for det. Det som tilbys gratis er som regel kun enkle faktureringssystemer som ikke gir noen form for varsling når du gjør noe feil. Har du mangelfull økonomikompetanse er det da lett å handle i strid med regelverket, og gebyrer og opprydding i etterkant gjør at et gratis regnskapssystem brått kan bli veldig dyrt. 

Enkle systemer tilfredsstiller heller ikke dagens krav til IT-sikkerhet og GDPR. Ved å velge et profesjonelt regnskapssystem beskytter du både kritisk selskapsinformasjon og eventuelle sensitive personopplysninger, og holder deg innenfor gjeldende lovverk.

Hvordan velge riktig regnskapssystem?

Når vi hjelper bedrifter med å velge regnskapssystem kartlegger vi hva de gjør i dag, men ser også på hva de ønsker å utvikle seg til og hva de vil ha behov for når de kommer dit. For mange vil det for eksempel være en god løsning å starte med et basisprogram og bygge på med tredjepartssystemer etter hvert. Mulighetene når det kommer til regnskapssystemer kan deles opp i tre kategorier.

Standard systemer passer de fleste

Dersom din bedrift har en enkel forretningsmodell, for eksempel kjøp og salg av varer og tjenester, vil dere sannsynligvis komme langt med et enkelt standard regnskapssystem. Dette er systemer som håndterer alle oppgaver og funksjoner som typisk inngår i regnskapsføringen, for eksempel fakturering, lønn, prosjektplanlegging, budsjettering og timeføring. Samtidig er de skalerbare og kan benyttes av små og store bedrifter. Majoriteten av våre kunder klarer seg fint med et system i denne kategorien. 

I denne kategorien tilbyr vi blant annet Tripletex og 24SevenOffice. Systemene er 100 % skybasert og har intuitive grensesnitt som åpner for godt samarbeid mellom bedrift og regnskapsfører. 

Enkle systemer med mulighet for tilpasninger

Driver bedriften din med noe litt mer spesielt, for eksempel i en bransje med spesielle krav og behov, trenger du et system med litt høyere grad av kompleksitet. Vi kan da sette sammen en tilpasset løsning som tar utgangspunkt i et av standardsystemene, og bygge på med tredjepartsløsninger som dekker de mer spesielle behovene. 

I Regnskapskollegiet jobber vi aktivt med systemutvikling for å tilpasse oss behov i ulike bransjer. For drikkevarebransjen har vi i samarbeid med Vectura, 24SevenOffice og BizView utviklet DigiVec, som er et digitalt beslutnings- og analyseverktøy med integrert regnskapsløsning. Les mer om dette her. 

Skreddersydde systemer med høy kompleksitet

Hvis behovene bedriften din har ikke lar seg løse med standardsystemer og tredjepartsløsninger, må vi over på et av de virkelig komplekse systemene. I denne kategorien finner vi komplette forretningssystemer, som Visma Nett, Navision og SAP. Dette er systemer som bygges opp fra bunnen og dermed blir fullstendig skreddersydd for bedriften. 

Det er forholdsvis sjelden at en slik løsning er nødvendig, men vi har enkelte kunder med helt skreddersydde regnskapssystemer. Finner vi sammen ut at dette er mest hensiktsmessig for din bedrift, hjelper vi gjerne til med å sette sammen ditt system.

Det er mulig å oppgradere systemet etter hvert

Selv om vi er opptatt av viktigheten av å velge riktig regnskapssystem, er det også greit å være klar over at det ikke er farlig å måtte bytte. Ny teknologi gjør at systemene snakker sammen i større grad enn tidligere. Det har også blitt enkelt å eksportere data fra et system og importere dem i et annet. For eksempel er det ikke uvanlig at en bedrift vokser ut av sitt standard regnskapssystem. Da kan vi bygge på med nye moduler og tredjepartsløsninger, eller du kan bytte til en annen leverandør hvis du skulle ønske det. Det er dermed ingen krise om det første systemet du velger ikke oppleves som en perfekt match for bedriften.

Trenger din bedrift hjelp med valg av regnskapssystem? Kontakt oss så hjelper vi deg med å få oversikt over dine muligheter og behov.